テレワークをはじめよう!【準備編】テレワークに必要なICT環境とは
こんにちは、クッキーです。
前回のブログ
テレワークをはじめよう!どんなメリットがあるの? - テレワーク情報サイト
にてテレワークのメリットについてお話いたしましたが、今回は実際テレワークをはじめる上で、何が必要になるのか、何を準備しなくてはいけないのかを解説しようと思います。
テレワークは、事前に必要な環境を整えておくことが必要です。
準備をしていないと、感染拡大をはじめたコロナウイルス対策のためなどでテレワークをはじめたくとも、いきなり、「明日からテレワークを導入しよう!」と簡単にはいかないものです。
突然の必要性に迫られたときに慌てないよう、事前に何が必要なのか、用意しておくものは何かを知っておきましょう。
☆テレワークに必要なICT環境☆
テレワーク環境を構築するためには、ICT環境の整備が必要不可欠です。
現在利用しているICT環境や、新たに導入すべきシステム環境は何なのか、また、システム完了までどのくらいの時間がかかるのかを確認し、スケジュールを立てる必要があります。
具体的にどんなものを準備する必要があるのか、ソフトウェアなどの一例は別途ご説明するとして、例えばどんな準備が必要なのかを見て行きましょう。
【1】現在従業員が利用している端末を確認しよう
現在利用している端末は何でしょうか?
テレワークを行う上で、一番おすすめするPCは(ノートPC)です。
もちろん、デスクトップPCが悪いとは言いません。システムエンジニアや、ソフトウェアを正常稼働させるためにハイスペックなパソコンを利用する必要のある人は、逆にデスクトップPC(ワークステーションクラス)でないと困ることがありますが、事務職や営業さんなど、業務上それほど高度なソフトウェアを利用しない人の場合、持ち運びができて仕事の場所を選ばないノートPCがおすすめと言えます。
普段から業務でノートPCを利用されている方はそのままそのPCを利用して仕事が可能ですので問題はないでしょうが、オフィスでデスクトップPCを利用して仕事をされている方は、新たに端末を用意する必要があります。※会社が用意してくれるケースがほとんどです。
じゃあ、ノートPCだけ用意すればあとは家で仕事ができるのか?
いえいえ、そんなに簡単なものではありません。
まず、PCの社外への持ち出しにあたり、紛失時やデータの消失、情報漏洩等の対策をおすすめします。
【2】ネットワーク環境を確認しよう
仕事は一人でできません。
もちろん一人で自己完結できる仕事もあるでしょうが、会社で働いている以上、必ずと言っていいほどどこかで社員同士や上司との連携をとる必要が出てきます。
また、クライアントとのやり取りも当然発生します。
そのためにはネットワーク環境を整えておく必要があるのです。
例えばメール。WEB会議。
これらを利用するにはもちろんインターネットへの接続環境を整えなくてはいけません。社外から社内ネットワークへ接続するには、VPN環境も必要になります。
そう、自宅でテレワークとなった場合、そもそもインターネット環境が整っていなければ話にならないのです。
会社側は従業員の自宅にどのようなインターネット環境(光やWIMAXなど)があるかを確認しなければいけませんし、環境が整っていなければ、環境を整えなければなりません。
【3】 コミュニケーションツールを用意する
さきほどの「【2】ネット環境を確認する」という項目でも少し触れましたが、仕事は一人ではできません。
オフィスとテレワーカーをつなぐうえで、コミュニケーションツールは必要不可欠と言えるでしょう。
労務管理や職場との連携をとる上で、コミュニケーションツールがないと、いろいろと業務に支障が出てくる可能性が高くなります。
【4】労務管理ツールの用意
テレワークを開始して、その従業員が何時から何時まで働いていて、どれほど残業をしたのか…。
オフィスにいたときなら問題ないですが、自宅にいる従業員を一人一人監視することはできません。
また、テレワーカーも、上司が仕事の状況を把握しておらず、時間外労働に対しての対価が支払われない、となっては嫌ですよね?
それらを回避するためには、勤怠管理や業務管理を適切に行うために、社外からでも利用できるツールが必要になります。
いかがでしょうか?
テレワークをはじめる上で、準備するものがたくさんあることがわかりますよね。
今後テレワークの必要が出てくると思われる方は、今のうちから準備を進めていくことが大切です。
では次回は、具体的に世の中にはどんなICTがあるのか、説明していこうと思います。
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